Europäische Alternativen zu Microsoft 365 und Google für dein Unternehmen

Europäische Alternativen zu Microsoft 365 und Google Workspace waren lange ein Thema für Datenschutz-Fans. Heute fragen ganz normale Unternehmen danach. Nicht weil Microsoft oder Google deine Daten schlecht aufbewahren, sondern weil beide amerikanische Unternehmen sind und amerikanisches Recht deine Daten erreichen kann, wo auch immer sie liegen.

Dieses Recht ist der CLOUD Act von 2018. Ein US-Anbieter muss Daten in seinem Besitz oder unter seiner Kontrolle herausgeben, wenn eine US-Behörde eine gültige Anordnung vorlegt, unabhängig davon, ob die Daten innerhalb oder außerhalb der Vereinigten Staaten gespeichert sind (18 U.S.C. § 2713). Ein Server in Frankfurt oder Amsterdam ändert daran nichts.

Microsoft sagt das auch selbst. Am 10. Juni 2025 fragte ein Untersuchungsausschuss des französischen Senats Anton Carniaux, damals Leiter für öffentliche und rechtliche Angelegenheiten bei Microsoft Frankreich, ob er unter Eid garantieren könne, dass Daten französischer Bürger nie ohne französische Zustimmung an die US-Regierung gehen. Seine Antwort, übersetzt: "Nein, das kann ich nicht garantieren, aber, noch einmal, es ist noch nie vorgekommen."

Zwei weitere Gründe bringen Unternehmen zum Nachdenken. Der Preis: Microsoft hat zum 1. Juli 2026 Business Basic von 6 auf 7 US-Dollar und Business Standard von 12,50 auf 14 US-Dollar pro Nutzer und Monat erhöht. Und die Abhängigkeit: Schleswig-Holstein hat im Oktober 2025 mehr als 40.000 Postfächer von Exchange und Outlook auf Open-Xchange und Thunderbird umgestellt. Die Beschäftigten hatten dabei auch mit Ausfällen und verzögerter Mail zu kämpfen: Wie du umziehst, ist genauso wichtig wie wohin.

Microsoft 365 zu nutzen ist nicht verboten. Übermittlungen an zertifizierte US-Unternehmen sind nach dem EU-US Data Privacy Framework von 2023 zulässig. Für die meisten Unternehmen geht es um Kontrolle: Welche Daten willst du in Reichweite einer ausländischen Regierung lassen, und wie abhängig willst du von einem einzigen Anbieter sein?

Du musst nicht alles auf einmal umziehen, und auch nicht unbedingt alles. Fang mit dem an, was einfach und umkehrbar ist, und heb dir die Teile, die die Arbeitsweise verändern, für den Schluss auf.

Die Website ist der schnellste Gewinn, und hier wollen wir bei unserem eigenen Setup klar sein. Unser Managed Hosting läuft standardmäßig auf Cloudflare, einem US-Unternehmen, das unter den CLOUD Act fällt. Dateien, die wir für Kunden speichern, etwa unterschriebene Verträge und Berichte, liegen in einem Speicher-Bucket mit EU-Jurisdiktion: Das legt fest, wo sie gespeichert sind, nicht, welches Recht für Cloudflare gilt. Soll deine Website außerhalb der US-Jurisdiktion liegen, können wir sie auf Wunsch bei einem Anbieter in europäischem Besitz hosten.

Bei der E-Mail wird es für die meisten Unternehmen ernst. Deine Adresse bleibt gleich, solange die Domain auf deinen Namen registriert ist: Du legst die Postfächer beim neuen Anbieter an, kopierst die alte Mail und stellst den MX-Eintrag deiner Domain auf den neuen Anbieter um. Dazu gehören auch neue SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge für den neuen Anbieter, sonst landet deine Mail im Spam.

Was eine Website im Jahr im Betrieb kostet, egal wo sie gehostet wird, steht in unserem Ratgeber zu den Kosten der Website-Wartung.

Es gibt nicht das eine europäische Microsoft 365. Es gibt Pakete, die das meiste abdecken (Infomaniak kSuite, Proton), Mail-Anbieter mit Office-Funktionen (mailbox.org) und Open-Source-Bausteine, die du bei einem Hoster betreiben lässt (Nextcloud). So schneiden sie im Vergleich zu deiner heutigen Lösung ab, bei sechs Fragen, die für ein kleines Unternehmen zählen.

Ein paar Dinge, die die Matrix nicht zeigt:

• Proton verschlüsselt Mail Ende-zu-Ende. Das schützt den Inhalt sogar vor Proton, aber Outlook und andere Mail-Programme funktionieren nur über Protons Bridge-App auf einem Computer, und manche Integrationen sind nicht möglich.
• Nextcloud ist Software, kein Anbieter. Der Hoster bestimmt die Jurisdiktion: Nextcloud bei einem deutschen oder französischen Hoster ist europäisch, Nextcloud in einer US-Cloud nicht. Einen eigenen Mailserver hat es nicht, kombiniere es also mit einem Mail-Anbieter.
• Europäisch heißt nicht automatisch sicher. Prüfe Zwei-Faktor-Anmeldung, Backups, einen Auftragsverarbeitungsvertrag und wo das Support-Team sitzt, genau wie bei Microsoft.

Bei Software, die du selbst betreibst, etwa OnlyOffice oder Collabora, zählt, wo du sie betreibst, nicht wo der Hersteller sitzt. Bei einem Hoster prüfst du, ob eine US-Muttergesellschaft dahintersteht und ob er in den USA tätig ist: Das bringt einen Anbieter in Reichweite des CLOUD Act.

Lizenzen sind der kleinere Teil der Entscheidung. Für ein Team von zehn unterscheiden sich die Pakete um einige hundert bis etwa 1.100 € im Jahr, und der Umzug selbst kostet einmalig einige tausend Euro an externer Hilfe. Das sind die heutigen Listenpreise.

Nextcloud wird anders berechnet: Ein Hoster rechnet pro Server oder Speichermenge ab, nicht pro Nutzer, und du brauchst zusätzlich einen Mail-Anbieter. Frag den Hoster nach dem aktuellen Preis. Jetzt kommt der Umzug dazu, und wir schauen drei Jahre voraus:

Lies das Diagramm richtig herum. Über drei Jahre spart ein kleines Team mit einem Umzug selten Geld; mit mailbox.org kostet es etwa so viel wie bleiben. Was du kaufst, ist Kontrolle darüber, wo deine Daten liegen und welches Recht gilt, und ein Anbieter, den du verlassen kannst. Ist der Preis dein einziger Grund, sparst du meist mehr, wenn du ungenutzte Lizenzen aufräumst.

So zieht ein Team von zehn Mail, Kalender und Dateien zu einem europäischen Anbieter um, ohne einen Arbeitstag zu verlieren. Größere Teams oder Umgebungen mit verwalteten Laptops und Single Sign-on brauchen länger.

Fünf Dinge entscheiden, ob der Wechsel ruhig oder stressig wird:

• Plane um dein Verlängerungsdatum herum. Jahreslizenzen von Microsoft lassen sich meist nicht mittendrin kündigen, ein zu früher Umzug heißt also doppelt zahlen.
• Senke die TTL deiner DNS-Einträge ein paar Tage vorher, damit die Umstellung in Minuten statt Stunden greift.
• Starte mit zwei oder drei Leuten, bevor alle wechseln. Sie finden den geteilten Kalender, den niemand erwähnt hat.
• Lass die alten Konten nach dem Wechsel einen Monat nur lesbar, damit nichts verloren geht, während sich alle eingewöhnen.
• Sag deinen Kunden, dass sich für sie nichts ändert: dieselben Adressen, dieselben Telefonnummern.

Soll jemand diesen Plan mit dir umsetzen? Mit unserer IT-Beratung übernehmen wir die Bestandsaufnahme, vergleichen Anbieter für deine Situation und begleiten den Wechsel. Du kannst uns vorher eine Frage zu deinem Umzug stellen.

Ein Umzug ist nicht immer richtig. Bleib bei Microsoft 365, zumindest für einen Teil des Unternehmens, wenn:

• Deine Arbeit auf Excel-Makros, Power Query oder Access-Datenbanken läuft. Die funktionieren in den europäischen Editoren nicht, und sie neu zu schreiben kostet mehr als die Lizenzen.
• Deine Kunden in Teams arbeiten und dich dort erwarten. Ihren Besprechungen kannst du als Gast im Browser beitreten, aber von außen in geteilten Teams-Kanälen zu arbeiten, ist täglicher Reibungsverlust.
• Deine Branchensoftware nur mit Microsoft funktioniert: eine Buchhaltung, die um Excel herum gebaut ist, oder eine Fachanwendung, die Outlook oder die Microsoft-Anmeldung braucht.
• Du dieses Jahr keine Zeit dafür hast. Ein überhasteter Umzug schadet mehr, als ein weiteres Jahr zu bleiben.

Hybrid ist eine legitime Antwort. Viele Unternehmen ziehen Mail, Kalender und Dateien zu einem europäischen Anbieter um und behalten ein paar Microsoft-365-Lizenzen, etwa Apps for business, für die Leute, die wirklich Desktop-Excel brauchen. So sinken Abhängigkeit und Lizenzkosten, ohne dass alle ihre Werkzeuge wechseln müssen.

Nicht sicher, wo deine Grenze liegt? In einem kostenlosen Erstgespräch von 15 Minuten hören wir, was du nutzt, und sagen dir ehrlich, ob sich ein Umzug voraussichtlich lohnt. Wir verdienen nichts an Lizenzen, egal welchen Anbieter du wählst.