Europese alternatieven voor Microsoft 365 en Google voor je bedrijf

Europese alternatieven voor Microsoft 365 en Google Workspace waren lang iets voor privacyliefhebbers. Nu vragen gewone bedrijven ernaar. Niet omdat Microsoft of Google je data slecht bewaren, maar omdat het allebei Amerikaanse bedrijven zijn, en de Amerikaanse wet je data kan bereiken waar die ook is opgeslagen.

Die wet is de CLOUD Act uit 2018. Een Amerikaanse aanbieder moet data die hij in bezit of onder controle heeft afgeven als een Amerikaanse instantie daar een geldig bevel voor heeft, ongeacht of die data binnen of buiten de Verenigde Staten staat (18 U.S.C. § 2713). Een server in Amsterdam of Frankfurt verandert daar niets aan.

Microsoft zegt dat ook zelf. Op 10 juni 2025 vroeg een onderzoekscommissie van de Franse Senaat aan Anton Carniaux, toen directeur publieke en juridische zaken van Microsoft Frankrijk, of hij onder ede kon garanderen dat gegevens van Franse burgers nooit zonder Franse toestemming bij de Amerikaanse overheid terechtkomen. Zijn antwoord, vertaald: "Nee, dat kan ik niet garanderen, maar nogmaals, het is nog nooit gebeurd."

Er zijn nog twee redenen om rond te kijken. De prijs: Microsoft verhoogde op 1 juli 2026 Business Basic van $6 naar $7 en Business Standard van $12,50 naar $14 per gebruiker per maand. En afhankelijkheid: de Duitse deelstaat Sleeswijk-Holstein verhuisde in oktober 2025 meer dan 40.000 mailboxen van Exchange en Outlook naar Open-Xchange en Thunderbird. Medewerkers kregen onderweg ook te maken met storingen en vertraagde mail: hoe je verhuist is net zo belangrijk als waarheen.

Microsoft 365 gebruiken is niet verboden. Doorgifte aan gecertificeerde Amerikaanse bedrijven is toegestaan onder het EU-US Data Privacy Framework uit 2023. Voor de meeste bedrijven gaat het om controle: welke data je binnen bereik van een buitenlandse overheid durft te laten, en hoe afhankelijk je van één leverancier wilt zijn.

Je hoeft niet alles tegelijk te verhuizen, en ook niet per se alles. Begin met wat makkelijk en terug te draaien is, en bewaar de onderdelen die de manier van werken veranderen voor het laatst.

De website is de snelste winst, en hier zijn we graag duidelijk over onze eigen opzet. Onze standaard managed hosting draait op Cloudflare, een Amerikaans bedrijf dat onder de CLOUD Act valt. Bestanden die we voor klanten bewaren, zoals getekende contracten en rapporten, staan in een opslagbucket met EU-jurisdictie: dat bepaalt waar ze staan, niet welk recht op Cloudflare van toepassing is. Wil je je website buiten Amerikaanse jurisdictie, dan kunnen we hem op verzoek hosten bij een aanbieder in Europese handen.

Bij e-mail wordt het voor de meeste bedrijven echt werk. Je adres blijft hetzelfde zolang het domein op jouw naam staat: je maakt de mailboxen aan bij de nieuwe aanbieder, kopieert de oude mail en zet het MX-record van je domein naar de nieuwe aanbieder. Ook SPF, DKIM en DMARC stel je opnieuw in voor de nieuwe aanbieder, anders belandt je mail in de spam. Onze gids over SPF, DKIM en DMARC instellen laat zien hoe.

Wat een website per jaar kost om draaiende te houden, waar hij ook gehost wordt, lees je in onze gids over de kosten van websiteonderhoud.

Er is niet één Europese Microsoft 365. Er zijn pakketten die het meeste afdekken (Infomaniak kSuite, Proton), mailaanbieders met kantoorfuncties (mailbox.org) en opensourcebouwstenen die je bij een host laat draaien (Nextcloud). Zo verhouden ze zich tot wat je nu hebt, op zes vragen die voor een klein bedrijf tellen.

Een paar dingen die de matrix niet laat zien:

• Proton versleutelt mail end-to-end. Dat beschermt de inhoud zelfs tegen Proton, maar Outlook en andere mailapps werken alleen via Protons Bridge-app op een computer, en sommige koppelingen zijn niet mogelijk.
• Nextcloud is software, geen aanbieder. De host bepaalt de jurisdictie: Nextcloud bij een Duitse of Franse host is Europees, Nextcloud in een Amerikaanse cloud niet. Het heeft geen eigen mailserver, dus combineer het met een mailaanbieder.
• Europees zijn maakt een aanbieder niet vanzelf veilig. Controleer tweestapsverificatie, back-ups, een verwerkersovereenkomst en waar het supportpersoneel zit, net als bij Microsoft.

Bij software die je zelf laat draaien, zoals OnlyOffice of Collabora, telt waar je het draait, niet waar de maker zit. Bij een hostingbedrijf controleer je of er geen Amerikaans moederbedrijf achter zit en of het geen activiteiten in de VS heeft: dat brengt een aanbieder binnen bereik van de CLOUD Act.

Licenties zijn het kleinste deel van de afweging. Voor een team van tien schelen de pakketten een paar honderd tot zo'n €1.100 per jaar, en de verhuizing zelf is een eenmalige kostenpost van een paar duizend euro aan hulp van buiten. Dit zijn de lijstprijzen van vandaag.

Nextcloud wordt anders geprijsd: een host rekent per server of hoeveelheid opslag, niet per gebruiker, en je neemt er een mailaanbieder bij. Vraag de host naar de actuele prijs. Tel nu de verhuizing erbij op en kijk drie jaar vooruit:

Lees de grafiek goed. Over drie jaar bespaart een klein team zelden geld met verhuizen; met mailbox.org kost het ongeveer evenveel als blijven. Wat je koopt is controle over waar je data staat en welk recht geldt, en een leverancier waar je weg kunt. Is de prijs je enige reden, dan bespaar je meestal meer door ongebruikte licenties op te ruimen.

Zo verhuist een team van tien mail, agenda's en bestanden naar een Europese aanbieder zonder een werkdag te verliezen. Grotere teams, of omgevingen met beheerde laptops en single sign-on, hebben meer tijd nodig.

Vijf dingen maken het verschil tussen een rustige en een stressvolle overstap:

• Plan rond je verlengdatum. Jaarlicenties van Microsoft kun je meestal niet halverwege opzeggen, dus te vroeg verhuizen betekent dubbel betalen.
• Zet de TTL van je DNS-records een paar dagen vooraf lager, zodat de wijziging binnen minuten werkt in plaats van uren.
• Begin met twee of drie mensen voordat iedereen overgaat. Zij vinden de gedeelde agenda die niemand noemde.
• Houd de oude accounts na de overstap een maand alleen-lezen, zodat er niets kwijtraakt terwijl iedereen went.
• Vertel klanten dat er voor hen niets verandert: dezelfde adressen, dezelfde telefoonnummers.

Wil je dat iemand dit plan met je uitvoert? Via ons IT-advies maken we de inventarisatie, vergelijken we aanbieders voor jouw situatie en begeleiden we de overstap. Je kunt ons eerst een vraag stellen over je migratie.

Verhuizen is niet altijd de juiste keuze. Blijf op Microsoft 365, in elk geval voor een deel van het bedrijf, als:

• Je werk draait op Excel-macro's, Power Query of Access-databases. Die werken niet in de Europese editors, en ze herschrijven kost meer dan de licenties.
• Je klanten in Teams werken en jou daar verwachten. Je kunt als gast vanuit de browser aan hun vergaderingen deelnemen, maar van buitenaf in gedeelde Teams-kanalen werken is dagelijks gedoe.
• Je bedrijfssoftware alleen met Microsoft werkt: een boekhoudpakket dat om Excel draait, of een branche-app die Outlook of inloggen met Microsoft nodig heeft.
• Je er dit jaar geen tijd voor hebt. Een overhaaste migratie doet meer pijn dan nog een jaar blijven.

Hybride is een prima antwoord. Veel bedrijven verhuizen mail, agenda's en bestanden naar een Europese aanbieder en houden een paar Microsoft 365-licenties, zoals Apps for business, voor de mensen die echt desktop-Excel nodig hebben. Zo verklein je je risico en je licentiekosten zonder dat iedereen andere software hoeft te leren.

Weet je niet waar jouw grens ligt? In een gratis eerste gesprek van een kwartier horen we wat je gebruikt en zeggen we eerlijk of verhuizen waarschijnlijk de moeite waard is. We verdienen niets aan licenties, welke aanbieder je ook kiest.